Rozwiązania informatyczne i nie tylko

Personalizacja oraz zarządzanie to dwa punkty zasadniczo powiązane z dokumentacją elektroniczną. Z zarządzaniem dokumentacją łączą się najczęściej takie czynności jak np. klasyfikowanie bądź też przechowywanie. Sama personalizacja natomiast to trochę odchodzący temat od powyższego zarządzania. Ta czynność koncentruje się bardziej wokół właścicieli poszczególnych dokumentów. Korzystając z ksera w celu skserowania dowodu lub wykonując ksero jakiegokolwiek dowodu ulegamy personalizacji naszych danych. Owe dwa tematy  przedstawimy w sposób taki, żeby każdy pojął ich funkcje oraz działanie.

Zarządzanie-dokumentami

1. Zarządzanie dokumentami – z informatycznego punktu widzenia administrowanie danymi na serwerze to nic innego jak ich porządkowanie, katalogowanie a także gromadzenie. Dokumentami w formie elektronicznej zarządza się o wiele łatwiej aniżeli tymi w wersji papierowej. W sieci znajdują się też różne programy usprawniające poszczególne operacje oraz repozytoria, w których w dowolnym momencie możemy ulokować osobiste pliki. Jeśli chodzi o dokumenty w wersji papierowej zobaczymy nieco inne funkcje. By odpowiednio zarządzać dokumentami w tej formie musimy dysponować wyznaczonym celowo miejscem oraz pracownikami, którzy będą się danym tematem zajmować. Jeszcze częściej spółki przechodzą z dokumentów w wersji papierowej na elektroniczną, albowiem rozwiązania IT w znacznym stopniu poprawiają ich komfort pracy. Dokumentacja cyfrowa jest również bardziej bezpieczna na dwóch dyskach niźli materiały umieszczone w kilkunastu archiwach. Zarządzanie to proces nadzwyczaj wielowątkowy jak wspomnieliśmy już o tym na początku. W jego skład wchodzą:  segregowanie, gromadzenie a czasami analizowanie poszczególnych dokumentów. Rozwiązanie te jest coraz regularniej oferowane przez nie państwowe organizacje specjalizujące się w zarządzaniu dokumentami.

2. Personalizacja dokumentów – ciężko jest określić dokładnie czym jest personalizacja. Co do jednego nie ma wątpliwości – personalizacja dokumentów to postępowanie, w jakim każdy z nas na pewno uczestniczył. Transfer danych personalnych na pismo w formie elektronicznej także może być nazwane personalizacją. Aczkolwiek proces ów zauważa się w czasie wyrabiania dowodów osobistych. Najczęściej personalizację dowodów wykorzystują instytucje państwowe, aczkolwiek coraz regularniej zdarza się, że są to również instytucje prywatne. Personalizacja jako osobna usługa jest już dostępna w internecie, jakiej udzielaniem zajmują się różne firmy komputerowe bądź informatyczne.

Dwa procesy bardzo ważne w terminologii e-dokumentów to personalizacja dokumentów a także zarządzanie nimi. Temat administrowania jest nam dotychczas bardziej znany niż temat personalizacji, jednakże ów innowacyjny system działania z dokumentacją elektroniczną coraz częściej uwidaczniany jest w życiu normalnego człowieka. Powinniśmy przyjrzeć się tym tematom z obydwu stron: w podobny sposób od strony informatycznej jak i administracyjnej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>